Zdefiniuj kolejne kroki organizowanych spotkań, aby zapewnić wartościowe rezultaty (25-70 minut)

Co daje nam ta struktura? Pomaga wyeliminować najczęstsze przyczyny dysfunkcyjnych spotkań: niejasny cel lub brak wspólnego celu, marnowanie czasu, wybiórcze uczestnictwo, nieobecne strony dyskusji, chaotyczną burzę mózgów i frustrację uczestników. Projektowanie poszczególnych kroków spotkania pomaga jasno określić jego cel, który staje się prostszy do osiągnięcia, kiedy korzysta się z adekwatnych mikrostruktur. Pokazuje także, kogo należy uwzględnić, aby spotkanie było udane. Design StoryBoards zachęcają uczestników projektu do dokładnego zdefiniowania wszystkich elementów organizacyjnych niezbędnych do osiągnięcia celu: ustrukturyzowanego zaproszenia, odpowiednio zaaranżowanej przestrzeni, potrzebnych materiałów, wymaganych uczestników, podziału na grupy oraz określonych udogodnień i sprecyzowanej struktury czasowej wydarzenia. Design StoryBoards zapobiegają spotkaniom prowadzonym bez wyraźnej struktury. Dobrze zaprojektowane spotkania przynoszą lepsze rezultaty, odkrywając trudne do wypowiedzenia oraz ukryte źródła innowacji.

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• Poproś zespół projektowy (reprezentanci danej grupy), aby opracował szczegółowy plan, w tym notatki wizualne, jak uczestnicy projektowanego spotkania mają wchodzić w interakcje, aby osiągnąć swój cel.

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• Ściana wyłożona papierem lub stronami flipchartu
• Karteczki samoprzylepne oraz/lub Liberating Structures Playing Cards (karty z krótkim opisem każdej struktury i poszczególnymi krokami na odwrocie – przyp. tłum.)
• Pusty arkusz scenariuszy (arkusz kalkulacyjny z nagłówkami na wzór tabeli powyżej)

3. Aktywność uczestników 

• Wszyscy zaangażowani w projektowanie i planowanie spotkania mają równe szanse na wniesienie swojego wkładu.

4. Podział na grupy 

• 1-2-All lub 1-All (modyfikacje struktury 1-2-4-All – przyp. tłum.) w szybkich cyklach dla każdego kroku poniżej

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

• Uzgodnijcie wspólnie cel, dla którego projektujecie scenariusz (w razie potrzeby skorzystajcie z Nine Whys). Czas: 2-5 min
• Opiszcie standardowe podejście lub mikrostrukturę, z której normalnie skorzystalibyście w planowanej sesji (oraz dotychczasową listę uczestników), i oceńcie, które elementy pomagają odnieść sukces, a które nie przybliżają was do określonego celu. Czas: 5-10 min
• W razie potrzeby ponownie przeanalizujcie i wzmocnijcie deklarację celu. Czas: 2-5 min
• Zdecydujcie, kto faktycznie powinien uczestniczyć w spotkaniu lub musi być w nie zaangażowany. Czas: 2-5 min
• Rozważcie alternatywne mikrostruktury (zarówno konwencjonalne, jak i Liberating Structures), które mogłyby doprowadzić was do osiągnięcia celu. Ustalcie, czy cel można osiągnąć, korzystając tylko z jednego scenariusza. Jeśli nie, jaki powinien być cel pierwszego scenariusza? Wypracujcie tylko ten pierwszy scenariusz. Czas: 5-10 min
• Określ, które mikrostruktury najlepiej nadają się do osiągnięcia celu. Wybierzcie po jednej podstawowej i jednej alternatywnej. Czas: 2-10 min
• Zdecydujcie, kto zostanie zaproszony i kto będzie prowadził spotkanie. Zapiszcie wszystkie swoje wnioski w arkuszu scenariuszy. 2-10 min
• Określcie pytania i proces, który wykorzystacie do ewaluacji projektu (np. „Czy projekt osiągnął pożądane rezultaty?”, „Czy grupa współpracowała w produktywny sposób?”, „Czy coś nowego wydaje się teraz możliwe?”. Użyj struktury What, So What, Now What?). Czas: 2-5 min
• Jeśli do realizacji celu konieczne jest przejście kilku etapów (scenariuszy), skonsultuj się z zespołem projektowym i umówcie się na pracę w strukturze Design StoryBoards – Advanced (Zobacz: Opis poniżej). Czas: 5-10 min

Co można zyskać?

• Przywołać cel, który jest jasny dla wszystkich.
• Sprawić, aby spotkania były produktywne i przyjemne dla wszystkich.
• Dać każdemu szansę na wniesienie swojego wkładu.
• Wzmocnić synergię między uczestnikami.
• Pomóc każdemu odnaleźć swoją rolę, pokazując proces projektowania scenariusza.
• Ujawnić słabości obecnej praktyki i zrezygnować z niej.
• Skorzystać ze wszystkich źródeł wiedzy na drodze do innowacji (jawne, trudne do opisania słowami, ukryte, wyłaniające się).

Podpowiedzi dla prowadzącego

• Poważnie podchodźcie do szybkich iteracji; powtórzcie i usprawniajcie swój scenariusz.
• Pracujcie co najmniej w parach (druga para oczu i uszu naprawdę pomaga) lub w małych grupach.
• Użyjcie ikon i szkiców, aby szybko wypracować wspólne zrozumienie i praktyczne pomysły.
• Za każdym razem podsumujcie ustalenia (What, So What, Now What?).
• Nie skracaj czasu, który jest potrzebny na wygenerowanie dobrego scenariusza. Dobry scenariusz pozwoli zyskać więcej czasu, niż poświęciliśmy na jego stworzenie. Zły scenariusz wywoła frustrację.

Modyfikacje struktury

• Zastosuj to samo podejście do mapowania obserwacji etnograficznych obecnej praktyki.
• Użyj wykresu kołowego, aby rozjaśnić i zrównoważyć cele oraz przebieg scenariusza.

Przykłady zastosowań

• Spotkania zarządcze
• Recenzje projektów
• Sesje w klasie
• Sesje burzy mózgów
• Spotkania „jeden na jeden”
• Planowanie sesji szkoleniowej na konferencję. Przeczytaj „Fixing a Broken Child Welfare System” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless).

Źródło

Liberating Structures opracowane przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa.

Powyżej: Arkusz scenariuszy. Warsztaty immersyjne w Seattle

Design StoryBoards – Advanced

(Projektowanie scenariuszy – wersja zaawansowana)

Zdefiniuj kolejne etapy wprowadzania dużej zmiany i innowacji, aby uzyskać wartościowe rezultaty (od 18 godzin do kilku dni/tygodni)

Co daje nam ta struktura? Pozwala uniknąć wielu pułapek, które zamieniają inicjatywy transformacyjne i innowacyjne projekty w niepowodzenia: brak jasnego i wspólnego celu, zarówno ogólnego, jak i dla poszczególnych etapów inicjatywy; nierówne zaangażowanie i uczestnictwo; niewypowiedziane głosy; frustracja uczestników oraz osób postronnych; opór wobec zmian; chaotyczne burze mózgów; koszmarnie pracochłonne wdrożenia z niewielkim rezultatem biznesowym. Na kompleksowe scenariusze składa się seria prostych scenariuszy (Zobacz: Design StoryBoards – Basic) połączonych ze sobą w określonym przedziale czasowym. Projektowanie dużej zmiany lub innowacji odbywa się iteracyjnie w ciągu kilku dni, tygodni, miesięcy, a czasem nawet lat, w zależności od skali transformacji. Krótkie cykle projektowania funkcjonują w ramach dłuższych cykli i dynamicznie dostosowujemy ich skalę w toku rozwoju inicjatywy. Można łatwo zaangażować więcej osób i zwiększyć różnorodność grupy projektowej dla scenariuszy projektowanych na większą skalę. Staranny dobór uczestników (w tym niezwykłych postaci, często będących źródłem oryginalnych perspektyw) w ramach określonej inicjatywy może być odzwierciedleniem zawiłości związanych z daną transformacją lub innowacją.

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• Poproś zespół projektowy, aby opracował szczegółowy plan, w tym wizualne wskazówki, jak uczestnicy projektowanego spotkania mają wchodzić w interakcje, aby osiągnąć swój cel.

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• Ściana wyłożona papierem lub stronami flipchartu
• Karteczki samoprzylepne i/lub Liberating Structures Playing Cards (karty z krótkim opisem każdej struktury i poszczególnymi krokami na odwrocie – przyp. tłum.)
• Pusty arkusz scenariuszy (Zobacz: „Materiały dodatkowe”)

3. Aktywność uczestników 

• Wszyscy zaangażowani w projektowanie i planowanie spotkania mają równe szanse na wniesienie swojego wkładu.

4. Podział na grupy 

• 1-2-All lub 1-All (modyfikacje struktury 1-2-4-All – przyp. tłum.) w szybkich cyklach dla każdego kroku poniżej

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

• Określ skład zespołu projektowego, który obejmie wszystkich odpowiednich interesariuszy, i zwołaj zespół (skład może być dostosowywany ad hoc, w miarę upływu czasu). Czas: 1-3 godzin
• Zespół wspólnie uzgadnia ogólny cel inicjatywy, dla którego projektuje scenariusz (w razie potrzeby skorzystajcie z Nine Whys lub bardziej rozbudowanej mikrostruktury). Czas: 1-6 godzin
• Szczegółowo opiszcie, co się dzieje, gdy ludzie korzystają z obecnego produktu, usługi lub podejścia, które chcecie zmienić/ulepszyć. Może być konieczne użycie struktury Simple Ethnography, aby zebrać dane w celu dokładnego opisu obecnego doświadczenia użytkownika. Czas: od 6 godzin do kilku dni lub tygodni
• Opierając się na doświadczeniu użytkowników, oceńcie, w jaki sposób obecnemu produktowi, usłudze lub podejściu udaje się osiągnąć określony cel lub dlaczego go nie osiąga. Czas: od 3 godzin do kilku dni
• W razie potrzeby ponownie przeanalizujcie i wzmocnijcie deklarację celu. Czas: 1-6 godzin
• Przeanalizujcie i zdecydujcie, kto powinien być aktywnym członkiem podstawowego zespołu projektowego, a kto drugoplanowym uczestnikiem, który może pomóc w weryfikacji założeń lub testach terenowych. Czas: 1-3 godzin
• Rozważcie alternatywne mikrostruktury (zarówno konwencjonalne, jak i Liberating Structures), które mogłyby doprowadzić was do osiągnięcia celu. Czas: od 3 godzin do kilku dni
• Podzielcie swój arkusz scenariuszy na etapy lub części, które można zaprojektować osobno i które mogą działać niezależnie (nie próbujcie tworzyć kompleksowego scenariusza od samego początku). Czas: 1-6 godzin
• Określcie scenariusz dla jednego etapu, wybierając mikrostruktury odpowiednie do osiągnięcia celu; wybierzcie po jednej podstawowej i jednej alternatywnej. Powtórzcie i kontynuujcie z każdym etapem. Czas: 1-6 godzin
• Zdecydujcie, czy jest możliwa lub pożądana jakakolwiek weryfikacja waszego projektu. Rozważcie testowanie falami i w różnych konfiguracjach. Czas: 1-6 godzin
• Zaimplementujcie pierwszy etap w sytuacji symulowanej lub w realnym środowisku. Kontynuujcie testowanie w bardziej ekstremalnych warunkach.
• Oceńcie pierwszy etap swojej transformacji, a następnie kolejne.
• Powtórzcie cykl projektowania scenariusza i opracujcie projekt dla następnego etapu, i tak dalej…

Co można zyskać?

• Zrobić znaczący i trwały postęp, odrywając się od obecnej rzeczywistości.
• Dać wystarczająco dużo czasu, aby nowe zachowania nabrały kształtu i rozprzestrzeniły się, poszerzając spektrum tego, co inni uważają za możliwe do osiągnięcia.
• Zobacz dodatkowe korzyści opisane w Design StoryBoards – Basic powyżej.

Podpowiedzi dla prowadzącego

• Nie skracaj czasu, który jest potrzebny na wygenerowanie dobrego scenariusza inicjatywy, a następnie na ocenienie go i dostosowanie.
• Załóż podstawowy zespół projektowy i utrzymuj drzwi otwarte dla innych, którzy chcą dołączyć.
• Nie zapomnij uwzględnić użytkowników!
• Udostępnij scenariusz szerokiemu gronu.
• Pamiętaj, że scenariusz umożliwia improwizację na bieżąco: jeśli jeden element scenariusza nie spełnia swojego celu, przejdź do struktury alternatywnej (lub wersji zapasowej dla tej alternatywy).
• Mierz wysoko, stąpając mocno po ziemi (np. za punkt odniesienia przyjmij badanie doświadczeń użytkowników).
• Użyj ikon i szkiców, aby szybko uzyskać wspólne zrozumienie.

Modyfikacje struktury

• Zamiast grup fokusowych zaproś użytkowników do udziału w projektowaniu przebiegu inicjatywy, aby poprawić ich wrażenia z produktu lub usługi.
• Znajdź osobę, która tworzy notatki wizualne, aby uatrakcyjnić bieżący proces waszej pracy.

Przykłady zastosowań

• Do przeprojektowania procesu wymiany informacji i obowiązków przy zmianie warty
• Do zmiany strategii rynkowej ze zorientowanej na produkt na zorientowaną na klienta
• Do zreformowania sposobu, w jaki szkolenie akademickie przygotowuje studentów do praktyki w terenie.
• Przeczytaj „Turning a Business Around” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless). Zespół zarządzany przez Alison Joslyn wykorzystał Design StoryBoard do przeprowadzenia dyskusji na temat strategii oraz do uruchomienia „podstawowego szkolenia” Liberating Structures dla menedżerów produktu i przedstawicieli handlowych.
• Zobacz przykłady w rozdziale siódmym „From Strings to Storyboards” w książce The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless).

Źródło

Liberating Structures opracowane przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa.