Przejdź do treści
Rysunek obrazujący wstęgę w kształcie symbolu nieskończoności

Ecocycle Planning

(Planowanie w ekocyklu)

Przeanalizuj pełny zakres działań i relacji, aby zidentyfikować przeszkody i szanse na postęp (1 godz. 35 min)

Co daje nam ta struktura? Dzięki przeanalizowaniu pełnego zakresu działań grupy i określeniu, gdzie brakuje zasobów, a które z nich są usztywnione i blokują postęp, możliwe jest wyeliminowanie lub złagodzenie typowych wąskich gardeł hamujących wydajność. Ecocycle Planning umożliwia przeglądanie, ustalanie priorytetów i planowanie działań jednocześnie ze wszystkimi osobami w nie zaangażowanymi, w przeciwieństwie do konwencjonalnego sposobu podejmowania decyzji za zamkniętymi drzwiami, z małą grupą ludzi. Ponadto, struktura pomaga wszystkim zobaczyć las ORAZ drzewa – indywidualne działania w szerszym kontekście, pośród działań innych osób. Ecocycle Planning zachęca liderów do skupienia się również na kreatywnym zniszczeniu i ponownym rozkwicie, oprócz typowego schematu koncentrowania się na wzroście lub wydajności. Umożliwia pobudzenie zwinności, odporności i trwałości dzięki włączeniu wszystkich czterech faz rozwoju w proces planowania.

Poniżej: Materiały, których używamy do przedstawienia Ecocycle Planning

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

  • Zaproś uczestników do wspólnego przejrzenia, zorganizowania i ustalenia priorytetów bieżących działań na podstawie czterech faz rozwoju: narodziny, dojrzałość, kreatywne zniszczenie i ponowny rozkwit.
  • Poproś uczestników, aby powiązali działania z każdą fazą: (1) działania przyspieszające wzrost podczas fazy narodzin, (2) działania przedłużające życie lub zwiększające wydajność podczas fazy dojrzałości, (3) działania przycinające martwe drzewo lub sztywne praktyki podczas fazy kreatywnego zniszczenia, (4) działania łączące kreatywnych ludzi lub przygotowujące grunt dla narodzin podczas fazy ponownego rozkwitu. Postawy przywódcze potrzebne w każdej fazie można scharakteryzować jako: przedsiębiorca, menedżer, heretyk i networker (osoba zapewniająca wsparcie w rozwijaniu sieci kontaktów – przyp. tłum.).

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

  • Pokój z pustą ścianą i otwartą przestrzenią dla uczestników, aby mogli wygodnie patrzeć na ścianę z dystansu.
  • Krzesła dla osób siedzących w grupach 4-osobowych, z małymi okrągłymi stołami lub bez stołów
  • Szablon mapy ekocyklu dla każdego uczestnika i duża wersja w formie plakatu umieszczona na ścianie (Zobacz: „Materiały dodatkowe”)
  • Karteczki samoprzylepne dla każdej aktywności

3. Aktywność uczestników 

  • Każdy zaangażowany w pracę, niezależnie od stanowiska, powinien zostać uwzględniony.
  • Każdy ma możliwość wniesienia swojego wkładu.

4. Podział na grupy 

  • 1-2-4-All
  • Mniejsze grupy do tworzenia kroków dla poszczególnych aktywności

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

  • Przedstaw ideę Ecocycle Planning i rozdaj każdemu uczestnikowi szablon mapy. Czas: 5 min
  • Poproś uczestników o indywidualne stworzenie listy swoich aktywności: „Dla swojej grupy roboczej (np. działu, funkcji lub dla całej firmy) zrób listę wszystkich aktywności (projektów, inicjatyw), które zajmują twój czas”. Czas: 5 min
  • Poproś uczestników o pracę w parach w celu umiejscowienia aktywności na mapie ekocyklu. Czas: 10 min
  • Następnie zachęć uczestników do pracy w grupach 4-osobowych nad finalnym umiejscowieniem aktywności na mapie ekocyklu. Czas: 15 min
  • Poproś wszystkie grupy o zapisanie swoich aktywności na karteczkach samoprzylepnych (1 aktywność – 1 karteczka) i stworzenie jednej, wspólnej mapy ekocyklu przez przyklejanie karteczek, grupa po grupie, na większej mapie na ścianie. Czas: 15 min
  • Poproś każdą z grup o spojrzenie z dystansu i znalezienie schematów w umiejscowieniu aktywności. Poproś uczestników, aby skupili się na wszystkich działaniach, co do których istnieje zgoda w temacie ich umiejscowienia. Zapytaj: „Jakie działania musimy zanegować lub zatrzymać, aby posunąć się naprzód? Jakie działania musimy rozwinąć lub rozpocząć, aby posunąć się naprzód?”. Czas: 15 min
  • W mniejszych grupach, dla każdego działania, które należy zatrzymać (działania w pułapce sztywności), wymyślcie pierwszy krok dla tej aktywności. Czas: 10 min (lub więcej, w zależności od liczby działań i grup)
  • W mniejszych grupach, dla każdego działania, które musi się rozpocząć lub zyskać więcej zasobów (działania w pułapce ubóstwa), wymyślcie pierwszy krok dla tej aktywności. Czas: 10 min (lub więcej, w zależności od liczby działań i grup)
  • Poproś grupy, aby skupiły się na wszystkich działaniach, co do których nie ma konsensusu. Przeprowadźcie krótką dyskusję, aby zrozumieć różnice w rozmieszczeniu aktywności. Jeśli to możliwe, wymyślcie pierwszy krok dla każdej z nich. Czas: 10 min

Co można zyskać?

  • Ustawić priorytety.
  • Zrównoważyć portfel różnych strategii.
  • Zidentyfikować marnotrawstwo i możliwości uwolnienia zasobów.
  • Podnieść i usłyszeć punkty widzenia wszystkich zaangażowanych osób.
  • Zbudować odporność i pochłaniać zakłócenia poprzez wspólną reorganizację portfela działalności firmy.
  • Odsłonić cały obraz, zarówno las, jak i drzewa.

Podpowiedzi dla prowadzącego

  • Nie róbcie swojej pierwszej sesji Ecocycle Planning dla całego portfela strategii rynkowych. Zacznijcie od działalności, z którą doświadczenie ma większość uczestników.
  • Przypomnij uczestnikom, że wszystkie etapy Ecocycle Planning muszą być częścią zdrowej organizacji.
  • Wyraźnie określ dziedzinę i rodzaj rozważanych działań – upewnij się, że aktywności mają podobną skalę i dziedzinę.
  • Uwzględniaj punkty widzenia z wewnątrz i na zewnątrz organizacji lub stanowiska (różnorodni uczestnicy i klienci mogą pomóc).
  • Wcześniejsze przygotowanie i wyraźne kryteria dla każdego etapu mogą pomóc lub przeszkodzić.
  • Nie wahaj się zrobić drugiej rundy.
  • Identyfikuj pułapki sztywności i pułapki ubóstwa, a także miej świadomość, że połączenie określonych aktywności z tymi etykietami będzie początkiem poszukiwania rozwiązań.
  • Dowiedz się więcej z książki Edgeware profesor Brendy Zimmerman oraz ze strony Change Ability: http://change-ability.ca (materiał w języku angielskim – przyp. tłum.).

Modyfikacje struktury

  • Poproś uczestników o sporządzenie listy wszystkich ważnych relacji z klientami/dostawcami wewnętrznymi i zewnętrznymi (oprócz ich własnych aktywności), i umieszczenie ich na mapie ekocyklu. Poproś ich, aby przeanalizowali te relacje, używając tych samych pytań, jak przy własnych aktywnościach oraz aby przeszli w ramach tych relacji przez cztery ostatnie etapy procesu Ecocycle Planning. Wysoce polecana modyfikacja!
  • Łącz ze strukturami Panarchy, 1-2-4-All, What I Need From You i Open Space Technology.
  • TRIZ może pomóc w pogłębieniu etapu kreatywnego zniszczenia. 
  • Używaj w wersji wirtualnej, zapraszając uczestników do oznaczania miejsc na mapie ekocyklu kropką na tablicy, następnie porozmawiajcie na temat pojawiającego się wzoru, najpierw w parach, na końcu całą grupą. Zanim zaczniecie pracować całą grupą, przejdź przez pracę indywidualną i w parach (1-2-All – modyfikacja struktury 1-2-4-All – przyp. tłum.), aby uzyskać porozumienie. Aby uprościć mapowanie, konieczne będzie najpierw uzgodnienie krótkiej wspólnej listy aktywności lub relacji. Numeruj lub opisz każdy element i umieszczaj na docelowej mapie, jeden po drugim. Przeszukuj i sortuj odpowiedzi za pomocą wirtualnej tablicy i osoby w roli „facylitatora”. Nie przejmuj się brakiem doskonałości w pierwszych rundach. Sesje wirtualne mogą pogłębiać lub uzupełniać bezpośrednią współpracę.
  • What, So What, Now What? oraz 25/10 Crowd Sourcing mogą pomóc w pobudzeniu akcji.

Przykłady zastosowań

  • Przy przeglądzie portfela usług w dziale technologii informatycznych
  • Do oceny wcześniejszych działań oraz modyfikacji proponowanych przez kadrę kierowniczą i pracowników naukowych zmieniających swoje podejście do edukacji 
  • Do planowania zmian w życiu osobistym, przesiewania działań i kształtowania kolejnych kroków
  • Do przyspieszenia działań zespołu wykonawczego w trakcie integracji nowo nabytej firmy (analiza połączenia dwóch linii produktów i możliwości badawczych)

Źródło

Zaadaptowane przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa od profesor Brendy Zimmerman (http://www.change-ability.ca) i ekologów (http://www.resalliance.org).

Materiały dodatkowe

Poniżej: Szablon mapy ekocyklu stworzony przed Fishera Qua

Poniżej: Portfel strategii rynkowych rozmieszczonych na mapie ekocyklu przez członków zespołu zarządzającego. Każda liczba reprezentuje strategię aktualnie w grze lub braną pod uwagę.