Określ to, co jest bezwzględnie konieczne, oraz to, co jest całkowicie niedopuszczalne (35-50 min)

Projektant wie, że doskonałość osiąga się nie wtedy, kiedy nie można już nic dodać, lecz gdy już niczego nie można ująć.

– Antoine de Saint-Exupéry

Co daje nam ta struktura? Pozwala określić najmniejszą liczbę prostych reguł postępowania, które muszą być BEZWZGLĘDNIE przestrzegane, aby osiągnąć sukces. Dzięki stosowaniu Min Specs można uwolnić kreatywność grupy przy tworzeniu innowacyjnych rozwiązań. Przestrzeganie ram pozwoli wprowadzić innowacje w odpowiedzialny sposób i uzyskać realne korzyści. Podobnie jak Dziesięć przykazań, Min Specs wprowadzają pewne ograniczenia: wyszczególniają to, co należy robić, oraz to, czego nie wolno. Pozwalają na wyeliminowanie zbędnych zasad, Maksymalnych ram, które mogą stanąć na drodze do innowacji. Określenie Min Specs (od 2 do 5 zasad) może podnieść wydajność, zarówno poprzez zwiększenie swobody, jak i poczucia odpowiedzialności za to, co należy zrobić, aby pójść naprzód. W miarę zdobywania doświadczenia podczas pracy w danej dziedzinie, uczestnicy kształtują i dostosowują wypracowane Min Specs. Przestrzeganie reguł pozwoli grupie poszaleć!

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• W przypadku trudnego zadania, nowej inicjatywy lub strategicznego wąskiego gardła, poproś uczestników, aby sporządzili listę wszystkich czynności, które ich zdaniem powinni zrobić, oraz tych, których powinni unikać, aby rozwiązać dany problem. Lista, która powstanie, to tzw. Maksymalne ramy. 
• Następnie poproś uczestników o ograniczenie listy Maksymalnych ram do absolutnego minimum niezbędnego do osiągnięcia celu. Niech przejrzą listę, punkt po punkcie, i wyeliminują każdą regułę, bez której nadal mogą osiągnąć sukces. Analizując listę, grupy zadają sobie pytanie: „Czy jeśli złamiemy lub zignorujemy daną regułę, to czy nadal możemy osiągnąć nasz cel?”.

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• Od 4 do 7 krzeseł ustawionych wokół małych stołów
• Papier do zapisywania Maksymalnych ram i Minimalnych ram 

3. Aktywność uczestników 

• Wszyscy zaangażowani w aktywność bądź program mogą uczestniczyć.
• Wszyscy mają jednakowe szanse na wniesienie swojego wkładu.

4. Podział na grupy 

• Najpierw samodzielnie, następnie w grupach od 4 do 7 uczestników
• Na koniec całą grupą, w celu podzielenia się wnioskami

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

• Wygeneruj listę wszystkich czynności niezbędnych do zrobienia oraz tych, których robić nie wolno (Maksymalne ramy). Początkowo samodzielnie (1 min), następnie skonsoliduj rezultaty i rozwijaj powstałą listę w małej grupie (5 min). Zrób listę tak kompletną, jak to możliwe w krótkim czasie. Czas: 6 min
• Każda grupa analizuje każdą regułę na liście Maksymalnych ram z perspektywy celu. Jeżeli reguła może zostać zaniechana, a cel nadal osiągnięty, jest ona usuwana z listy. Czas: 15 min
• W razie potrzeby przeprowadź drugą rundę. Czas: 15 min
• Porównaj pomiędzy grupami i w ramach dyskusji skonsoliduj do najkrótszej listy. Czas: 15 min

Co można zyskać?

• Oceń i zdecyduj, co jest absolutnie niezbędne, aby osiągnąć sukces.
• Otwórz przestrzeń na nowe możliwości.
• Ogranicz frustrację i uwolnij ludzi od mikrozarządzania.
• Skoncentruj lub przekieruj zasoby i energię tam, gdzie ma to znaczenie.
• Pomóż w rzetelnym szerzeniu innowacji.
• Uprość strategię dla szybko zmieniających się rynków.

Podpowiedzi dla prowadzącego

• Skoncentruj uwagę na konkretnym wyzwaniu a nie na ogólnikach.
• Rozpocznij od stworzenia kompletnej listy czynności niezbędnych do wykonania.
• Uwzględnij jak największą liczbę graczy/interesariuszy.
• Bądź bezwzględny w odrzucaniu z listy czynności, które nie są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu: nie pozwól, by na listę wkradły się Maksymalne ramy.
• W razie potrzeby przeprowadź dodatkowe rundy.
• Dopilnuj, aby wasze wypracowane Min Specs stały się oficjalne! Stosujcie je na co dzień (bez wymówek).
• Połóż większy nacisk na wiedzę praktyczną a nie na wiedzę teoretyczną w danej dziedzinie.
• Utrzymujcie wasze Min Specs przy życiu. Co jakiś czas je aktualizujcie, bazując na nowych doświadczeniach i obserwacjach z pracy w strukturze Simple Ethnography.
• Jeżeli grupy będą miały jakieś trudności, upewnij się, że cel jest zrozumiały dla uczestników i dotyczy ważnej sprawy.
• Dowiedz się więcej z książki Edgeware Brendy Zimmerman oraz z filmu Kathy Eisenhardt at Stanford: https://youtu.be/3bNBKNgIWfE (materiał w języku angielskim – przyp. tłum.).

Modyfikacje struktury

• Przeprowadź drugą rundę weryfikacji, czy dana reguła wymagana jest do osiągnięcia sukcesu, pytając: „Gdybyście przestrzegali wszystkich Min Specs oprócz tej, czy osiągnęlibyście swój cel?”. Jeżeli tak, usuńcie tę regułę z listy.
• Zamiast rozmawiać o Min Specs przydatnych dziś, poproś ludzi, aby puścili wodze fantazji i określili, jakie Min Specs byłyby przydatne w przyszłości. Następnie skorzystaj z nich w teraźniejszości.
• Przeprowadź sesję Min Specs dla grup wirtualnych z pomocą czatu, gdzie dla każdej reguły będziecie dzielić się odpowiedziami na pytanie: „Czy możecie naruszyć tę regułę i osiągnąć swój cel?”. Gdy lista minimalnych reguł będzie krótsza i bardziej zwarta, otwórz rozmowę głosową dla wszystkich.
• Wykorzystanie dodatkowo takich struktur jak Simple Ethnography oraz Nine Whys może ujawnić ukryte lub przemilczane Min Specs (kop głębiej!).

Przykłady zastosowań

• Senator Lynda Bourque Moss wykorzystała technikę Min Specs do stworzenia listy tego, co powinni robić interesariusze, a czego im nie wolno, w celu rozdzielenia odpowiedzialności za zapobieganie zwyczajowi prowadzenia pojazdów pod wpływem alkoholu, oraz wsparcia nowego ustawodawstwa stanowego. Przeczytaj historię Lyndy „Passing Montana Senate Bill 29” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless).
• Po firmowym spotkaniu z wykorzystaniem struktury Open Space Technology, Alison Joslyn opracowała zestaw Min Specs z nowymi liderami projektu, którzy dokonali zmiany w firmie. Przeczytaj historię Alison „Turning a Business Around” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless).
• Załącz przygotowanie Min Specs do każdego otrzymanego lub zleconego komuś zadania.
• Przykłady ze świata biznesu, zobacz film – Simple rules: Strategy as simple rules | London Business School: https://youtu.be/kLoUGKPUhFs (materiał w języku angielskim – przyp. tłum.).

Źródło

Liberating Structures opracowane przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa. Inspirowane profesor Kathleen Eisenhardt i Paulem Plsekiem, autorem książek. Zobacz: Edgeware Zimmerman, Lindberga i Plseka.

Materiały dodatkowe

Poniżej: Materiały prezentacyjne, których używamy do wprowadzenia Min Specs

Lista wymagań do przeprowadzenia spotkania z sukcesem	Czy możemy złamać tę regułę i dalej osiągnąć cel?
Powiadomienie o czasie i miejscu spotkania	NIE – Minimalna rama
Rekrutacja eksperta do prezentacji	TAK
Przygotowanie szczegółowej agendy	TAK
Slajdy w PowerPoint	TAK
Przedstawienie ważnego celu	NIE – Minimalna rama