Wydobądź mądrość grupy, korzystając z dynamicznych rund odpowiedzi (15 minut na osobę).

Każda podróż ma swój tajemny cel, którego podróżny nie jest świadomy.

– Martin Buber

Co daje nam ta struktura? Struktura Wise Crowds umożliwia natychmiastowe zaangażowanie we wzajemną pomoc zarówno małą, jak i dużą grupę. Można umówić się na konsultację Wise Crowds z jedną małą grupą złożoną z czterech lub pięciu osób lub z wieloma małymi grupami jednocześnie lub, podczas większego zgromadzenia, z grupą liczącą sto lub więcej osób. Osoby zwane „klientami” mogą poprosić o pomoc i uzyskać ją w krótkim czasie od pozostałych członków grupy. Każda indywidualna konsultacja wykorzystuje wiedzę i pomysłowość wszystkich obecnych osób.

Uczestnicy zyskują jasność i zwiększają swoją zdolność do poprawy i zrozumienia siebie. Wise Crowds rozwijają zdolność ludzi do proszenia o pomoc. Pogłębiają umiejętność prowadzenia dochodzeń i konsultacji. Relacje oparte na wsparciu tworzą się bardzo szybko. Podczas sesji Wise Crowds seria indywidualnych konsultacji sprawia, że ​​nauka ma większą moc, bo każdy uczestnik kilka razy z rzędu korzysta nie tylko z bycia klientem, ale także z bycia konsultantem. Konsultacje z Wise Crowds ułatwiają osiągnięcie przejrzystości. Grupa może okazać się lepsza od eksperta!

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• Poproś każdego uczestnika aby, kiedy nadejdzie jego kolej bycia „klientem”, krótko opisał swoje wyzwanie i poprosił innych o pomoc.
• Poproś pozostałych uczestników, aby działali jako grupa „konsultantów”, których zadaniem jest pomóc „klientowi” w wyjaśnieniu jego wyzwania i udzielić porad lub zaleceń.

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• Grupy 4- lub 5-osobowe, dla każdej grupy krzesła oraz mały stół lub tylko krzesła ustawione w okręgu, bez stołów
• Papier do robienia notatek dla każdej z grup

3. Aktywność uczestników 

• Wszyscy są zaangażowani.
• Każda osoba ma tyle samo czasu, aby prosić o pomoc i otrzymać ją. 
• Wszyscy mają równe szanse na zaoferowanie pomocy.

4. Podział na grupy 

• Grupy 4- lub 5-osobowe
• Wskazane są grupy mieszane pod względem funkcji, poziomu czy dyscypliny.
• Osoba prosząca o pomoc, „klient”, po wyjaśnieniu pytania konsultacyjnego, odwraca się plecami do konsultantów.

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

• Każda osoba prosząca o pomoc ma swoje piętnaście minut podzielone w następujący sposób:
  • Klient przedstawia zagadnienie i prośbę o pomoc. Czas: 2 min
  • Konsultanci zadają klientowi pytania wyjaśniające. Czas: 3 min
  • Klient odwraca się plecami do konsultantów i przygotowuje się do robienia notatek.
  • Konsultanci zadają pytania, udzielają porad i rekomendacji, pracując jako zespół. Czas: 8 min
  • Klient przekazuje konsultantom informację zwrotną: co było przydatne i co wynosi ze sobą z tej sesji. Czas: 2 min

Co można zyskać?

• Doskonalić umiejętności udzielania, otrzymywania i proszenia o pomoc.
• Uzyskać trwałe rezultaty, ponieważ jednostki i grupa wymyśliły je wspólnie, bez „wiedzy specjalistycznej z zewnątrz”.
• Wykorzystać inteligencję całej grupy bez czasochłonnych drugoplanowych prezentacji.
• Uwolnić mądrość i kreatywność płynącą z poszczególnych dyscyplin i specjalizacji.
• Zastąpić nudne prezentacje i aktualizacje skuteczną alternatywą.
• Aktywnie budować zaufanie poprzez wzajemne wsparcie i bezpośrednią współpracę.
• Ćwiczyć słuchanie bez mechanizmów obronnych.

Podpowiedzi dla prowadzącego

• Zaproś bardzo zróżnicowaną grupę do pomocy (nie tylko ekspertów i liderów).
• Poproś uczestników, aby zwracali sobie wzajemnie uwagę, gdy wpadną w pułapkę (np. przeskakując do akcji przed wyjaśnieniem celu lub problemu). Zapoznaj się ze strukturą Helping Heuristics, aby uzyskać pełną listę niepożądanych wzorców podczas pomagania lub proszenia o pomoc.
• Przypomnij uczestnikom, aby starali się skupić na bezpośrednim doświadczeniu klienta, pytając: „Co się tutaj dzieje? Jak doświadczasz tego, co się dzieje?”.
• Doradzaj konsultantom, aby podejmowali ryzyko, zachowując empatię.
• Unikaj sytuacji, w których niektórzy uczestnicy nie wejdą w rolę klienta: każdy ma co najmniej jedno wyzwanie!
• Jeśli pierwsza runda jest słaba, spróbuj kolejnej.
• Poproś uczestników, aby nie wahali się przedstawiać złożonych wyzwań, dla których nie ma łatwych odpowiedzi.

Modyfikacje struktury

• Ogranicz konsultacje do zadawania tylko uczciwych, otwartych pytań dla uzyskania osobistej jasności, koncentrujących się na pomocy klientowi. Innymi słowy, możesz zabronić sugerowania odpowiedzi i dawania rad (zawoalowanych w pytanie) lub jakichkolwiek przemówień! Mówi się na to również Q-Storming i jest podobne do Quaker Clearness Committee.
• Struktura może być stosowana z grupami do 7 osób, ale nie więcej.
• „Duży format” Wise Crowds pozwala jednej osobie poprosić całą salę o pomoc. Zobacz szczegółowy opis pięciu elementów struktury dla dużych grup, przedstawiony poniżej.
• Używaj Wise Crowds z wirtualnymi grupami, korzystając z funkcji czatu, aby dzielić się odpowiedziami z niewielką liczbą konsultantów, a następnie otwierając linię czatu i tablicę dla całej grupy, aby uzyskać dodatkowe opinie.
• Łącz ze strukturami Helping Heuristics, Heard, Seen, Respected, Nine Whys, Troika Consulting, What I Need From You i Appreciative Interviews. Oferują one wiele wartościowych opcji pomocy.

Mądre tłumy – wariant dla dużych grup (1 godz.)

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• Poproś uczestnika, który jest „klientem”, o opisanie swojego wyzwania, statusu swojej pracy w toku oraz porady lub pomocy, której szuka.
• Poproś pozostałych uczestników, aby działali jako grupa „zespołów konsultacyjnych”, których zadaniem jest pomóc „klientowi” w wyjaśnieniu jego wyzwania i udzielić porad lub zaleceń.

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• Jedno krzesło dla klienta w przedniej części pokoju
• Ekran i projektor tylko wtedy, gdy jest to absolutnie niezbędne. 
• Trzy krzesła dla głównych konsultantów w przedniej części pokoju
• Grupy po 5-8 krzeseł rozmieszczone wokół małych stołów lub w okręgach, bez stołów, dla wszystkich satelitarnych zespołów konsultacyjnych
• Papier dla uczestników do robienia notatek
• Plik fiszek (ang. index cards) przy każdym stole, do zapisywania rekomendacji
• Mikrofon dla klienta i głównych konsultantów

3. Aktywność uczestników 

• Klient ma określoną ilość czasu na przedstawienie się i poproszenie o pomoc.
• Główny zespół konsultacyjny ma ustalony czas na udzielenie pomocy.
• Wszyscy w każdym zespole konsultacyjnym mają równe szanse na zaoferowanie pomocy w ramach przysługującego im czasu.

4. Podział na grupy 

• Klient indywidualny
• Jedna grupa od 2 do 3 głównych konsultantów
• Dowolna liczba grup satelitarnych od 5 do 7 osób, jako zespoły konsultacyjne
• Grupy mieszane według funkcji, poziomów i dyscyplin będą idealne.

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

Każdej osobie proszącej o konsultację przysługuje jedna godzina, którą należy podzielić w następujący sposób:

• Klient przedstawia swoje pytanie konsultacyjne i wybiera 2-4 osoby, które utworzą główny zespół konsultacyjny. Główni konsultanci zajmują krzesła w przedniej części pokoju. Czas: 2 min
• Klient przedstawia wyzwanie i formułuje prośbę o pomoc. Czas: 10 min
• Główni konsultanci zadają klientowi pytania wyjaśniające, używając mikrofonów, aby wszyscy uczestnicy mogli je usłyszeć. Czas: 10 min
• Klient odwraca się plecami do głównych konsultantów i przygotowuje się do robienia notatek.
• Główni konsultanci generują porady i rekomendacje, pracując jako zespół, podczas gdy klient pozostaje odwrócony. Mikrofony pozwalają na to, aby wszyscy w pomieszczeniu mogli śledzić ich dyskusję. Czas: 7 min
• Każdy zespół satelitarny oddzielnie krytykuje pracę głównego zespołu doradczego i generuje własne rekomendacje dla klienta. Czas: 10 minut
• Podczas gdy zespoły satelitarne pracują, klient odwraca się i wykorzystuje te 10 minut na rozmowę z głównym zespołem konsultacyjnym
• Wykonaj jedną rundę, aby zebrać krytykę od zespołów satelitarnych, a następnie drugą rundę, aby zebrać ich rekomendacje. Zbierz tylko jeden komentarz lub zalecenie od każdego zespołu, bez powtórzeń. Przydatne może być poproszenie zespołów satelitarnych o napisanie swoich rekomendacji na fiszkach (ang. index cards). Czas: 10 min
• Klient przekazuje konsultantom informację zwrotną: co było przydatne i co wynosi ze sobą z tej sesji. Czas: 2 min
• Zaproś do rozmowy w całej grupie poświęconej procesowi, wykorzystując So What, Now What? (modyfikacja struktury What, So What, Now What?). Czas: 5 min

UWAGA: Czas dla każdego kroku można dostosować w zależności od złożoności problemu i wielkości grupy. Ważne jest natomiast, żeby ściśle przestrzegać harmonogramu i nie dopuszczać, aby dyskusje przekraczały ustalony czas. Zawsze lepiej jest zrobić drugą rundę, a nie przedłużać pierwszą.

Przykłady zastosowań

• Dla wielozakładowych grup badawczych/edukacyjnych wspierających się i uczących się od siebie nawzajem 
• Dla specjalistów w krajowym programie stypendialnym do dzielenia się postępami i uzyskiwania pomocy w projektach aktywnego uczenia się (ang. action learning)
• Do zastąpienia spotkań statusowych i przeglądów
• Dla menedżerów próbujących rozwiązać problemy związane z fuzjami
• Dla stypendystów fundacji próbujących zwiększyć skalę innowacji społeczno-technologicznych
• Do uzyskania porady dotyczącej poprawy relacji z inną osobą
• Dla sprzedawców (rozproszonych w dużej skali) poszukujących wsparcia w rozwijaniu i utrzymywaniu nowych klientów

Źródło

Liberating Structures opracowane przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa. Zainspirowane przez Quaker Clearness Committees.

Materiały dodatkowe

Poniżej: Pomaganie sobie w uważnym słuchaniu podczas sesji Wise Crowds

Powyżej: Grupowe konsultacje. Warsztaty w Puerto Rico. Klientka pomaga sobie w uważnym słuchaniu poprzez odwrócenie się tyłem do konsultantów oraz zaklejając sobie usta taśmą. Konsultanci skupiają się na zadawaniu coraz lepszych pytań, aby dotrzeć do sedna sprawy. Często cel bywa zaciemniony przez zawiłości relacji oraz złożoną dynamikę rynku.

W Wise Crowds (większa wersja struktury User Experience Fishbowl) setki osób mogą wspólnie wesprzeć poszukiwanie rozwiązania dla złożonego zagadnienia. Wsparcie ze strony zespołów satelitarnych odbywa się poprzez obserwację i generowanie własnych rekomendacji. Uczestnicy zauważają, co pomaga klientowi iść naprzód, a co nie przynosi rezultatów, w miarę rozwijania się akcji podczas konsultacji. Proces przebiega sprawnie, a treść merytoryczna płynie wartko.