Odkryj, wymyśl i uwolnij oddolne rozwiązania powtarzających się problemów (25-70 min)

Na razie żyj pytaniami, być może kiedyś, pewnego dnia, stopniowo, sam tego nie dostrzegając, zaczniesz żyć odpowiedziami.

– Rainer Maria Rilke

Co daje nam ta struktura? Pozwala grupie lub społeczności w łatwy sposób wydobyć na światło dzienne najlepsze praktyki i zachowania stosowane przez poszczególne jednostki (mające takie same możliwości i mierzące się z tymi samymi ograniczeniami), na które reszta osób nie wpadła. Tego typu rozwiązania nazywamy Pozytywnymi odstępstwami (ang. positive deviant) zachowań i praktyk. DAD umożliwia ludziom w grupie, oddziale czy społeczności odkryć samemu własne praktyki Pozytywnych odstępstw, tworzy także korzystne środowisko dla stymulowania kreatywności przy tworzeniu nowych i bardziej efektywnych praktyk w miejscach, w których uczestnicy czują się bezpiecznie. Opór wobec zmian maleje, gdy uczestnicy mogą swobodnie wybierać te praktyki, które przyjmą i wypróbują, oraz sami decydować, którym problemom stawią czoła. DAD umożliwia osiągnięcie poczucia własności za rozwiązania poprzez generowanie ich bezpośrednio na „pierwszej linii”.

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• Zaproś ludzi do odkrywania przemilczanych lub ukrytych rozwiązań wspólnego problemu, które zostały wypracowane przez poszczególne jednostki w ich grupie roboczej, zespole czy społeczności. Zachęć wszystkich zainteresowanych rozwiązaniem problemu do dołączenia do małej grupy i wzięcia udziału w DAD. W grupie zadaj siedem pytań pogłębiających:

1. Skąd wiesz, że problem X występuje?
2. Jak efektywnie kontrybuujesz do rozwiązania tego problemu?
3. Co za każdym razem powstrzymuje cię od podejmowania tych lub innych właściwych akcji?
4. Czy znasz kogoś, komu regularnie udaje się rozwiązywać problem X i pokonywać bariery tworzone przez ten problem? Jakie zachowania i praktyki umożliwiają tej osobie odnosić sukces?
5. Czy masz jakieś pomysły?
6. Co musi być zrobione, żeby to się zadziało? Czy są jacyś ochotnicy?
7. Kto jeszcze musi być uwzględniony?

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• DAD odbywa się w lokalizacji dobrze znanej uczestnikom. 
• Grupy mogą stać lub siedzieć przy jednym stole.
• Papier, flipcharty lub projektor i właściwe oprogramowanie w celu utrwalenia spostrzeżeń i pomysłów

3. Aktywność uczestników 

• Facylitator przedstawia pytania.
• Wszyscy, którzy są w pobliżu, mogą uczestniczyć.
• Wszyscy mają jednakową szansę na wniesienie swojego wkładu.

4. Podział na grupy 

• Współpracownikiem facylitatora jest skryba, który utrwala wyniki dyskusji.
• Grupy od 5 do 15 osób
• Różnorodność funkcji i doświadczeń będzie dodatkową zaletą.

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

• Wyznacz cel inicjatywy, która będzie omawiana, oraz motywację do wykorzystania struktury DAD. Zachęć uczestników do krótkiego przedstawienia się. Czas: 5 min
• Zadaj 7 pytań, jedno po drugim, zgodnie z kolejnością wskazaną w Zaproszeniu. Zaadresuj pytania do całej grupy i daj każdemu szansę do odpowiedzi na każde z nich. Upewnij się, że skryba uchwyci pojawiające się spostrzeżenia i pomysły na działania, najciekawsze mogą pojawiać się w najmniej oczekiwanych momentach. Czas: 15-60 min
• Poproś skrybę o podsumowanie spostrzeżeń, pomysłów na działania i tego, kto jeszcze powinien zostać uwzględniony. Czas: 5 min

Powyżej: Znaczek z kanadyjskiego projektu kontroli zakażeń, w którym powszechnie stosowano DAD

Co można zyskać?

• Zaangażować ludzi z „pierwszej linii” w znajdowanie rozwiązań drażliwych problemów.
• Odkryć przemilczane i ukryte zachowania oraz praktyki, które odbiegają od normy, w pozytywnym tego słowa znaczeniu.
• Pobudzić do znajdowania nowych rozwiązań.
• Inspirować do zachowań pomocnych w rozwiązywaniu złożonych problemów, zamiast do nich zmuszać.
• Wprowadzić trwałe zmiany dzięki bezpośredniemu zaangażowaniu ludzi w proces odkrywania, wymyślania i wprowadzania w życie rozwiązań, które nie są narzucane z góry.
• Rozwiązać lokalne problemy, pobudzając ducha zmian pomiędzy działami.
• Tworzyć relacje pomiędzy ludźmi ze zróżnicowanych stanowisk, funkcji i poziomów, którzy na co dzień nie pracują ze sobą nad rozwiązywaniem problemów.

Podpowiedzi dla prowadzącego

• Drugie pytanie często składa się z dwóch części: jak problem wpływa na jednostkę i jak wpływa na innych. Na przykład: „Co robisz, aby odciąć uchronić siebie przed infekcjami i co robisz, aby zapobiec rozprzestrzenianiu się infekcji?” lub „Co robisz, aby twoi uczniowie byli zaangażowani oraz co robisz, aby samemu być zaangażowanym i nastawionym entuzjastycznie?”.
• Przeprowadzaj DAD w miejscu pracy uczestników, aby zmniejszyć trudności związane z partycypacją. 
• Kiedy pojawisz się w miejscu, w którym ma być przeprowadzona sesja DAD, bądź spontaniczny w zachęcaniu ludzi do uczestnictwa.
• Stwórz nieformalną atmosferę, zacznij od zapoznania i podziel się anegdotą, jeśli uznasz to za stosowne.
• Utrzymuj kontakt wzrokowy i siedź z grupą (nie nad grupą czy z dala od niej).
• Mów mniej niż uczestnicy, zachęcaj wszystkich do dzielenia się historiami i „węszenia” za okazjami do podjęcia akcji.
• Zapoznaj się historią użycia DAD „Dramatizing Behavior Change to Stop Infections” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless).
• Pilnuj się. Zwróć uwagę na to, co jest właściwe a co nie, kiedy w myślach oceniasz uczestników i ich pomysły. Zanim powiesz cokolwiek, policz do dziesięciu i „odpuść” (możliwe, że będziesz musiał poprosić o pomoc skrybę lub znajomego facylitatora, jeśli zauważysz, że jesteś za bardzo zaangażowany).
• Unikaj stwierdzeń takich jak „to dobry pomysł”. Pozostaw przestrzeń uczestnikom, aby dokonywali własnych ocen.
• Zademonstruj autentyczną ciekawość w stosunku do wkładu każdego z uczestników, samemu nie odpowiadając na pytania. Ucz się od ludzi, którzy wykonują pracę. 
• Nie przypisuj ani nie odbieraj zadań innym!
• Nie oceniaj się zbyt ostro: rozwinięcie wysokich umiejętności w facylitacji tego typu wymaga dużo praktyki. Zawsze proś skrybę o informację zwrotną.

Modyfikacje struktury

• Zamiast pierwszych trzech pytań, użyj pytań odwrotnych, charakterystycznych dla struktury TRIZ: 1. „Co możesz zrobić, aby upewnić się, że problem X się pogłębi?”, 2. „Czy jest cokolwiek, co robisz, co w jakikolwiek sposób czy w jakiejś formie przypomina którąś z wymienionych przez ciebie praktyk?”, 3. „Co powstrzymuje cię przed zakończeniem tych aktywności?”.
• Wykorzystuj spostrzeżenia i bariery, które wydobywane są na światło dzienne, aby opracowywać scenariusze i scenki do struktury Improv Prototyping. Zorganizuj sesję improwizacyjną.
• Użyj tej samej sekwencji i tego samego typu pytań do nadania struktury rozmowom „jeden na jeden”. 
• Przy grupach wirtualnych, używaj funkcji czata, aby udostępniać odpowiedzi na każde z pytań, później wybierz najsilniejsze historie/zachowania/akcje, które powinny zostać wypowiedziane na forum grupy.

Przykłady zastosowań

• W celu zapobiegnięcia szkód zadanych pacjentowi z powodu naruszeń bezpieczeństwa (np. zabieg operacyjny złej strony ciała, upadki pacjenta, błędy w administrowaniu lekami, zakażenia jatrogenne) z wszechstronnymi grupami (ang. cross-functional). Zobacz film z sesji DAD przeprowadzonej w szpitalu UHN w Toronto, która miała na celu pomóc znaleźć sposoby na zminimalizowanie rozprzestrzeniania się chorób – Discovery and Action Dialogues: https://youtu.be/zonSdYOq4pU (materiał w języku angielskim – przyp. tłum.).
• Do użytku jako narzędzie do gromadzenia danych etnograficznych w ramach projektu badawczego obejmującego wiele lokalizacji
• Do wyeliminowania praktyk powstrzymujących pracowników od pomagania klientom w zmianie nieproduktywnych zachowań
• Do serii lokalnych rozmów, które pomogą członkom społeczności odkryć rozwiązania chronicznego problemu (np. rozrabiające dzieci w klasie; cykl przemocy, którego nie rozwiąże się, karząc przestępców).
• Do badania i prowokowania działań mających na celu budowanie kompetencji zawodowych (np. w szkołach medycznych i domach pomocy społecznej). Zobacz: „Developing Competencies for Physician Education” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless).
• Do wykorzystania w rozmowie „jeden na jeden”, aby znaleźć podejście do trudnego wyzwania.

Źródło

Liberating Structures opracowane przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa wraz z grupą coachów pracujących nad powstrzymaniem rozprzestrzeniania się gronkowca złocistego (MRSA) w szpitalach: Sharon Benjamin, Kevin Buck, Lisa Kimball, Curt Lindberg, Jon Lloyd, Mark Munger, Jerry Sternin, Monique Sternin i Margaret Toth. Zainspirowane pracami Jerry’ego i Monique Sternin na temat pozytywnych odstępstw.

Materiały dodatkowe

Poniżej: Materiały z prezentacji pomocnej we wdrożeniu DAD