Wyzwól w dowolnej wielkości grupie wewnętrzny impuls do działania i przywództwo (90 minut lub do 3 dni)

Pewnego dnia student zapytał: „Jaka jest najtrudniejsza część malowania?”. Mistrz odpowiedział: „Najtrudniejsza jest ta część papieru, która jest pusta”.

– Painting Zen

Co daje nam ta struktura? Pomaga wyzwolić w ludziach wrodzoną kreatywność i przywództwo, a także zdolność do samoorganizacji, kiedy muszą stawić czoła wspólnemu złożonemu wyzwaniu. Open Space umożliwia włączenie wszystkich w tworzenie harmonogramów spotkań i rozwiązywanie ważnych dla nich problemów. Dzięki współtworzeniu agendy i swobodnemu podążaniu za swoją pasją ludzie bardzo szybko przejmują odpowiedzialność za rozwiązywanie problemów i podejmowanie działań. Odpuszczenie scentralizowanej kontroli (tj. z góry ustalonego planu i przydzielania zadań) na rzecz kontroli zdecentralizowanej pobudza do zaangażowania, działania, innowacji i doprowadzania spraw do końca. Można używać Open Space z grupami liczącymi nawet kilka tysięcy osób!

Pięć elementów struktury (Minimalne ramy)

1. Zaproszenie uczestników

• Zachęć ludzi do przybycia i wspólnego pochylenia się nad złożonym zagadnieniem.
• Poproś uczestników o współtworzenie harmonogramu spotkania poprzez zaproponowanie sesji w pasjonujących ich tematach, które sami poprowadzą. 
• Poproś uczestników o dołączenie do dowolnej sesji, na której im zależy.

2. Zaaranżowanie przestrzeni i potrzebne materiały

• Krzesła ustawione w jednym kręgu lub kilku (przy większej liczbie uczestników) o wspólnym środku, w dużym pokoju lub na otwartej przestrzeni
• Mikrofony dla grup liczących ponad 40 osób
• Duża pusta przestrzeń na agendę umieszczoną na sztalugach, flipchartach, oklejonej papierem ścianie lub na tablicach
• Program powinien zapewniać możliwość przeprowadzenia potencjalnej liczby równoległych sesji, które mogą wykrystalizować się w pierwszej części spotkania, biorąc pod uwagę wyzwanie i liczbę uczestników. Doświadczenie pokazuje że 3 na 10 uczestników zaproponuje sesję, czyli w przypadku 50 uczestników potrzebujemy przestrzeni na 15 sesji, w czasie, który możemy poświęcić na pracę w grupach.

3. Aktywność uczestników 

• Każdy, kto interesuje się danym wyzwaniem i akceptuje zaproszenie organizatora, jest uwzględniony.
• Wszyscy mają równe szanse na wniesienie swojego wkładu.
• Prawo dwóch stóp* reguluje udział wszystkich uczestników w różnych sesjach. Mówi: „Idź i weź udział w dowolnej sesji. Jednakże jeśli znajdziesz się na sesji, podczas której ani się nie uczysz, ani nie wnosisz swojego wkładu, użyj swoich dwóch stóp!”.

*W czasie warsztatu każdy zobowiązany jest przemieszczać się między trwającymi sesjami, uczestnicząc tylko w tych, podczas których czegoś się uczy lub do których wnosi coś wartościowego. Prawo to kreuje dwie postawy: Trzmiele przemieszczają się intensywnie między sesjami, chcą być w kilku miejscach naraz, skorzystać z wielu sesji jednocześnie. Dzięki temu „przenoszą” inspiracje między sesjami. Motyle przysiadają w jednym miejscu na dłużej, tak aby w pełni zgłębić dany temat i móc uchwycić pełny obraz. Uczestniczą w mniejszej liczbie sesji, ale za to bardziej intensywnie. Obie postawy są potrzebne, żeby cała grupa skorzystała najlepiej ze struktury i zrealizowała cel spotkania. Warto być świadomym obu postaw i nie oceniać sposobu działania innych uczestników (przyp. tłum. i red.).

4. Podział na grupy 

• Rozpocznij wspólnie w jednym, dużym kręgu (lub w tylu kręgach, ile jest potrzeba, zważywszy na liczbę uczestników).
• Kontynuuj z dowolnie rozproszonymi w przestrzeni grupami różnej wielkości, samoorganizującymi się wokół tematów z harmonogramu.

5. Instrukcja „krok po kroku” i ramy czasowe

	Krótka forma 90 min	Dłuższa forma do 3 dni
Lider i/lub facylitator spotkania przedstawia koncepcję i mechanikę działania struktury, w tym prawo dwóch stóp oraz 4 zasady* Open Space.	5 min	20-45 min
„Giełda tematów” się otwiera: uczestnicy proponują swoje tematy na sesje wraz z miejscem w harmonogramie i lokalizacją spotkania.	15 min	20-30 min
Twórcy tematów przeprowadzają swoje sesje; w grupach powstają rekomendacje i plany działania. Tworzone są notatki per sesja, które następnie udostępniane są innym.	2 rundy sesji po 30 minut lub 1 runda z sesjami godzinnymi	Wiele rund z sesjami po 60-90 min
Podsumowanie, rozdystrybuowanie zaplanowanych działań i zamknięcie	10 min	60 minut każdego dnia

*Cztery zasady: 1) Ktokolwiek przyjdzie na sesje, jest odpowiednią osobą w danym miejscu. 2) Cokolwiek wydarzy się podczas sesji, jest tym, co powinno się wydarzyć. 3) Kiedykolwiek rozpocznie się dana sesja, będzie to dobry moment na jej rozpoczęcie. 4) Kiedykolwiek zakończy się dana sesja, będzie to dobry moment na jej zakończenie. Zasady te regulują dynamikę pracy w strukturze Open Space. Kładziemy nacisk na samoorganizację i swobodne działania uczestników, aby jak najbardziej wyzwolić kreatywne rozwiązania przedstawianych podczas sesji problemów, które są tematem spotkania. Harmonogram jest tylko ramą. Oddajemy w ręce uczestników kierunek rozwoju sytuacji. Żadne zewnętrzne sterowanie nie przyniesie lepszego rezultatu (przyp. tłum. i red.).

Co można zyskać?

• Zainicjować działania oraz wzniecić energię, zaangażowanie i wspólne przywództwo.
• Rozwiązywać trudne problemy lub konflikty, wyzwalając samoorganizację.
• Upewnić się, że WSZYSTKIE kwestie kluczowe dla uczestników zostały podniesione, uwzględnione w harmonogramie i rozwiązane.
• Umożliwić uczestnikom wzięcie odpowiedzialności za rozwiązywanie problemów, na których im zależy, oraz za to, co się dzieje lub co się nie dzieje.

Podpowiedzi dla prowadzącego

• Na początek zalecamy przeczytanie przewodnika przygotowanego przez Harrisona Owena, założyciela Open Space – Open Space Technology: A User’s Guide: https://tiny.pl/7rdbj (materiał w języku angielskim – przyp. tłum.). Wszystkie elementy Open Space warte wypróbowania zostały tam uwzględnione i po raz pierwszy bardzo wyraźnie opisane.
• Kluczowym wymaganiem jest istotny temat przewodni oraz przyciągające zaproszenie.
• Opisz cały przebieg wydarzenia w jednym dokumencie, ukończonym i przekazanym uczestnikom natychmiast po zakończeniu spotkania. 
• Facylitator powinien przedstawić prawo dwóch stóp, 4 zasady oraz mechanikę działania Open Space w naprawdę angażujący sposób.
• Jako facylitator, zwróć uwagę na to, kiedy formułujesz opinię (co jest dobre, a co złe) lub pomysł o tym, jak możesz pomóc uczestnikom, a następnie powstrzymaj się od dawania rad: zrób jedną rzecz mniej. 
• Spotkanie bez prawa dwóch stóp – w którym uczestnicy sami tworzą harmonogram, ale nie mogą uczestniczyć w wybranej przez siebie sesji – NIE jest strukturą Open Space!

Modyfikacje struktury

• Przy kilkudniowych warsztatach każdego ranka ponownie otwieraj „Giełdę tematów” (może pojawić się większa współpraca).
• Połącz z Celebrity Interview, Appreciative Interviews i/lub TRIZ przed rozpoczęciem Open Space oraz z 25/10 Crowd Sourcing na zakończenie.
• Inne formy Open Space nazywane są antykonferencjami i „BarCamps”.

Przykłady zastosowań

• Do spotkań zarządczych wszystkich szczebli
• Przeczytaj historię Alison Joslyn „Turning a Business Around” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless). Alison rozpoczęła transformację firmy, zapraszając wszystkich pracowników na trzydniowe spotkanie Open Space.
• Przeczytaj historię Chrisa McCarthy’ego „Inventing Future Health-Care Practice” w trzecim rozdziale książki The Surprising Power of Liberating Structures: Simple Rules to Unleash A Culture of Innovation (H. Lipmanowicz, K. McCandless). Chris używa Open Space do wyznaczania kierunku współpracy między kreatywnymi członkami „Innovation Learning Network”.
• Natychmiast po fuzji firm, do zgromadzenia wszystkich pracowników obu firm w celu kształtowania kolejnych kroków i wspólnego działania
• Do udostępnienia prototypów innowacji informatycznych i podejmowania wspólnych działań wśród szeroko rozpowszechnionych beneficjentów

Źródło

Stworzone przed Harrisona Owena (Open Space Technology: A User’s Guide). Krótka forma, która pasuje do środowiska Liberating Structures, została opracowana przez Henriego Lipmanowicza i Keitha McCandlessa.

Materiały dodatkowe

Poniżej: Krąg rozpoczynający Open Space. Warsztaty w Madrycie